Okr چیست؟
Okr مخفف Objectives and Key Results و به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. همان‌طور که اشاره کردیم OKR نوعی استراتژی مدیریتی سودمند و مطلوب به حساب می‌آید که با در نظر گرفتن برنامه‌های بلندمدت و نتایج قابل پیگیری، دستیابی به اهداف سطح بالا و قابل اندازه‌گیری برای کسب و کار را فراهم میکند. okr یک سیستم هدف گذاری قدرتمند و نوعی پروتکل هدف گذاری مشارکتی برای سازمان‌ها، شرکت‌ها، تیم‌ها و افراد است که باعث ایجاد هماهنگی در عملکرد و نتایج سازمان می‌شود.
به بیان دیگر، اجرای فرایند مدیریت عملکرد در سازمان با متد okr نوعی چارچوب برای تعیین هدف است که به سازمان‌ها کمک میکند اهداف قابل اندازه‌گیری را تعریف کرده و نتایج را پیگیری کنند. چارچوب okr برای تعیین اهداف گسترده در طول 3 ماه طراحی شده است.
منظور از اهداف و نتایج کلیدی در okr چیست؟
بسیاری از مدیران، هدف اصلی کسب و کار خود را سودآوری می‌دانند. این طرز تفکر باعث می‌شود تمرکز شما از مسائلی که اهمیت بیشتری دارند منحرف شود. بنابراین حتمال موفقیت در کسب و کار کاهش پیدا میکند. کسب و کار شما در صورتی می‌تواند موفق باشد که اهداف روشن و واضحی برای خود تعیین کرده و برای رسیدن به آن‌ها تلاش کند.
در اولین گام، نرم افزار okr از مدیران و صاحبان کسب و کارها می‌خواهد که برای تک تک واحدها و کارکنان سازمان برنامه‌ریزی کرده و هدفی را تعیین کنند. به این ترتیب افراد می‌دانند چگونه به سازمان برای رسیدن به اهداف خود کمک کنند. در ادامه معنای اهداف و نتایج کلیدی را بررسی خواهیم کرد.
اهداف (Objectives)
اهداف چیزهایی هستند که می‌خواهیم به آن‌ها دست پیدا کنیم. این اهداف باید بلندپروازانه، عملگرا، قابل اجرا در زمان محدود و کیفی (بدون عدد و رقم) در نظر گرفته شوند. مدیران کسب و کارها باید برای کل سازمان، تیم و اعضا بین 3 تا 5 هدف را مشخص کنند.
نتایج کلیدی (Key Results)
زمانی که اهداف تعیین شدند، باید برای هر هدف حداقل یک نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مشخص تعیین کنیم. نتایج کلیدی باید به صورت کمی تعیین شوند. در این صورت می‌توانید به راحتی بفهمید کسب و کار شما در چه وضعیتی قرار دارد و تا چه اندازه در رسیدن به اهداف خود موفق بوده است.
جدول زیر به ویژگی‌های اهداف و نتایج کلیدی اشاره میکند.
نکات کلیدی okr چیست؟
در سیستم okr ، معمولا اهداف به صورت 3 ماهه تنظیم می‌شوند. بهترین کار این است که یک okr سه ماهه تنظیم کنید و مطمئن شوید که طی هر 13 هفته، حدود 10 درصد پیشرفت حاصل می‌شود.
okr ها باید به وسیله مالکان آن‌ها اولویت‌بندی شوند.
افراد سازمان در هر سه ماه باید 3 تا 5 هدف با 5 نتیجه کلیدی یا کمتر برای هر هدف، داشته باشند
اهداف در نظر گرفته شده باید تا حدودی خاص و بلندپروازانه باشند.
هر زمان که نتایج کلیدی تکمیل شوند، اهداف مورد نظر نیز برآورده شده‌اند.
okr ها می‌توانند برای هر شرکتی با هر اندازه‌ای کاربرد داشته باشند.
تاریخچه okr چیست؟
ایده OKR برای اولین بار در سال 1970 توسط اندی گراو (Andy Grove) در شرکت اینتل مطرح شد. 29 سال بعد یعنی در سال 1999 جان دوئر (John Doerr) این مفهوم را با اندکی تغییر در کمپانی گوگل معرفی کرد. پس از آن، تعیین okr به سرعت مورد توجه قرار گرفت و رایج شد. از آن زمان کمپانی‌هایی مانند LinkedIn، Twitter، Dropbox و… از این روش پیروی کردند.
فرمول اصلی okr چیست؟
طبق نظر جان دوئر، فرمول این مفهوم عبارت است:
هدف: آنچه می‌خواهم انجام دهم
نتایج کلیدی: چگونگی انجام کار
با در نظر داشتن این فرمول، هدف، فقط چیزی نیست که شما می‌خواهید به آن برسید، بلکه باید راهی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت شما نیز باشد.
بنابراین، تعیین okr می‌تواند به کسب و کارها برای قرار گرفتن در یک مسیر همراه با تغییر و نوآوری کمک کند.
فرمول اهداف و نتایج کلیدی
اما OKR چه ساختاری دارد؟
در این بخش ساختار okr را معرفی خواهیم کرد.
ابتدا باید 3 تا 5 هدف اصلی در سطح تیم یا سازمان در نظر بگیرید.
اهداف در نظر گرفته شده باید تا حدی بلند پروازانه بوده و در زمان محدود قابل اجرا باشند.
برای هر هدف، یک نتیجه قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری تعریف کنید.
نتایج در نظر گرفته شده می‌تواند بر اساس رشد، عملکرد یا تعامل باشد.
نتایج به شکل عددی نمایش داده می‌شوند.
شما با بررسی نتایج نمایش داده شده می‌توانید بفهمید کاری صورت گرفته یا نه؟
چگونه از okr استفاده کنیم؟
اکنون می‌دانیم okr چیست و چه ساختاری دارد، اما ممکن است بپرسید چطور باید از okr استفاده کرد؟ در این بخش این سوال را پاسخ می‌دهیم.
پس از تعریف OKR بری کسب و کار خود، اهداف و نتایج اصلی را با همه کارکنان مطرح کنید تا همگی به درک مشترکی برسند. افراد پس از شروع به کار باید شاخص های okr را به صورت منظم (هفتگی یا ماهیانه) به روز رسانی کنند. سعی کنید انعطاف پذیر بوده و به طور مرتب اهداف خود را مرور کنید. اگر تیم یا اهداف شخصی شما تغییر کرد، OKR ها را نیز تغییر دهید. استفاده منظم از اهداف و نتایج کلیدی باعث می‌شود برای اجرای آن‌ها به زمان زیادی نیاز نداشته باشید. همچنین وقتی آن‌ها را به طور مرتب اندازه‌گیری می‌کنید، می‌توانید از میزان پیشرفتشان نیز مطمئن شوید.
مزایای پیاده سازی okr چیست؟
سیستم okr اهداف و نتایج کلیدی را برای تک تک اعضای سازمان تعریف میکند. با این مدل، افراد می‌توانند از اهداف و نتایج مربوط به خودشان مطلع شوند و بدانند دقیقا در چه زمانی باید چه کاری انجام دهند. این مهم‌ترین تفاوت OKR و KPI به شمار می‌رود. (در سیستم KPI شاخص کلیدی عملکرد هر شخص مختص خود اوست و دیگران از آن اطلاعی ندارند).
طبیعتا وقتی اعضا بدانند دارند سازمان را به اهداف اصلی خود نزدیک می‌کنند، عملکرد بهتر و موثرتری خواهند داشت.
نظم و اولویت بندی در سازمان
از دیگر مزایای مهم okr ایجاد نظم، انضباط، هدفمندی و اولویت بندی در سازمان است. وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت کاملا منظم و اولویت بندی شده تعریف کند، اعضای آن به آسانی متوجه می‌شوند باید به چه مسائلی توجه کنند و کدام مسائل را در اولویت بعدی قرار دهند.
هماهنگی و همکاری بیشتر در میان کارکنان سازمان
در تمامی کسب و کارها تمرکز بر روی اهداف اهمیت زیادی دارد. یک سازمان تنها در صورتی موفق می‌شود که اهداف آن به صورت کاملا صریح و روشن برای اعضا بیان شوند. وقتی اعضا بدانند سازمان چه اهدافی برای خودش در نظر گرفته و چگونه قرار است به این اهداف برسد، قطعا بهتر می‌توانند در این راستا با هم هماهنگ شوند و به هم کمک کنند.
بهتر شدن وضعیت ارتباطات داخلی و خارجی در سازمان
هر اندازه سازمان شما گسترش پیدا میکند، به همان اندازه باید سعی کنید ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را حفظ کنید. وقتی اهداف را در مدل okr مطرح کنید، اعضا در جریان اهداف مربوط به خود، اهداف سایرین و اهداف کلی کسب و کار قرار می‌گیرند و می‌توانند با یکدیگر و با سایر سازمان‌ها ارتباط بهتر و موثرتری برقرار کنند.
کاهش مدیریت ذره‌بینی
مدیریت ذره‌بینی (Micro management) نمونه‌ای از ضعف مدیریتی است که نشان دهنده کنترل غیرضروری و بیش از اندازه کارکنان به وسیله مدیر و همچنین توجه شدید به جزئیات است. این نوع مدیریت تاکنون مشکلات زیادی برای کسب و کارهای مختلف ایجاد کرده است. در این شیوه، مدیر از جایگاه برنامه‌ریزی و مدیریت پایین می‌آید و با حساسیت‌های بی مورد با تک تک اعضا در ارتباط قرار می‌گیرد. بنابراین فرصتی برای فکر کردن و برنامه‌ریزی برای رشد و پیشرفت سازمان نخواهد داشت. اگر می‌خواهید کسب و کارتان به موفقیت برسد باید این شیوه مدیریت را کنار بگذرید. کاهش مدیریت ذره‌بینی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین مزایای سیستم okr است. حالا سوال این است که ارتباط مدیریت ذره‌بینی و okr چیست؟ گفتیم OKR اهداف و نتایج کلیدی را برای کل سازمان،گروه‌ها و اعضای آن تعیین میکند. مدیران نیز باید بر پیشرفت اهداف و موفقیت‌ها نظارت کنند. در این سیستم همه چیز کاملا روشن و واضح دیده می‌شود و نیازی به دخالت مدیران ارشد نیست. بنابراین آن‌ها فرصت کافی برای مدیریت و برنامه‌ریزی خواهند داشت.
چگونه okr را در سازمان پیاده سازی کنیم؟
حتما تا الان متوجه شدید که سیستم okr فقط به یک بخش از کسب و کار محدود نمی‌شود و می‌توانید از آن برای ارتقا و هدفمندی واحدهای مختلف کسب و کار استفاده کنید. به طور کلی نمونه okr را باید در 3 مرحله پیاده کنیم.
مرحله1: در اولین مرحله باید okr (اهداف و نتایج کلیدی) اصلی سازمان را پیاده کنیم.
مرحله2: در دومین مرحله باید اهداف و نتایج کلیدی گروه‌ها و واحدهای مختلف کسب و کار را تعیین کنیم. دقت داشته باشید که در این مرحله اهدافی تعریف کنید که شما را به سمت اهداف کلی سازمان هدایت کند.
مرحله 3: در سومین مرحله باید افرادی که در هر واحد سازمانی مشغول کار هستند را مشخص کرده و اهداف و نتایج کلیدی را برای تک تک آن‌ها تعریف و تعیین کنید.